Hintergrund & Problemstellung

Viele unserer Kunden bekommen täglich Unmengen an Rechnungen oder Belege per E-Mail und Briefpost. Oftmals kam es dazu, dass der Überblick verloren ging oder die Dokumente falsch abgelegt wurden. Da unsere Kunden fast ausschließlich digital arbeiten, war die Verarbeitung meist umständlich. In der Buchhaltung mussten zu häufig Rechnungsdokumente neu angefordert werden, damit diese beim Buchen gleich an den Buchungssatz abgelegt werden konnten. Teilweise waren auch die Dokumente nach dem Scannen so groß, dass diese als PDF viel zu viel Speicherplatz im Multifunktionsdrucker oder auf dem In-House-Server beanspruchten.

Lösung & Vollautomatisierung

Die detrado GmbH hat schon viele Jahre Erfahrungen und Expertise im Bereich des DMS (Dokumenten Management System) und der digitalen Dokumenten-Weiterverarbeitung. Über unseren Service „www.mail2dms.com“ haben wir ein System geschaffen, das durch einfache Weiterleitung der E-Mail mit dem entsprechenden Anhang eine strukturierte Ablage ermöglicht. Das Dokument wird aus der Mail extrahiert, umbenannt und chronologisch sortiert in einer Ordnerstruktur ablegt, auf die die entsprechenden Mitarbeiter Zugriff haben.

Beispiel:

Sie erhalten eine Rechnung per E-Mail mit einer PDF-Datei als Anhang. Entweder wird im Unternehmen eine einheitliche E-Mail-Adresse für alle eingehenden Rechnungen angelegt, die dann durch das mail2dms System automatisch abgeholt und verarbeitet wird. Oder aber Sie leiten eine E-Mail einfach weiter (hier haben Sie noch die Möglichkeit zusätzliche Erkennungsmerkmale in den Betreff zu setzen, fall notwendig) und das mail2dms erkennt automatisch den Betreff und legt das Dokument mit Zeitstempel und z.B. Kreditornamen in einem Ordner „X“ (X = der Anfangsbuchstabe des Kreditors) ab.

Noch einen Schritt weiter geht das mail2dms+, hier kann man sogar Eingangsrechnungen direkt per E-Mail in das ERP-System weclapp senden. Man leitet einfach die E-Mail weiter an die entsprechende mail2dms Adresse (z.B. import2weclapp@xyz.de) und gibt im Betreff nur noch ein paar Parameter hinzu – z.B. #RG4711|02.06.2020|1180# – der Beleg würde nun automatisch als Eingangsrechnung mit der Rechnungsnummer 4711, dem Rechnungsdatum 02.06.2020 und dem Betrag 1180 € in weclapp erfasst. Anhand eines eindeutigen Schlüssels, der aus der E-Mail ausgelesen wird, erkennt unser mail2dms+ dann den Kreditor und ordnet alles Weitere wie Kreditorennummer und Zahlungsmodalitäten zu. In Zukunft sollen diese Parameter auch direkt aus dem eingehenden Dokument ausgelesen werden können.